Η ΟΕΒΕΚ απέστειλε προς τον Αντιδήμαρχο Διοικητικής Αναδιάρθρωσης & Οργάνωσης & Δημοτικής Αστυνομίας Δ. Καβάλας, Βασίλη Λεμονίδη, την παρακάτω επιστολή:

Αξιότιμε κύριε Αντιδήμαρχε,

Η Ομοσπονδία Επαγγελματιών Εμπόρων και Βιοτεχνών Νομού Καβάλας, στο πλαίσιο της διαρκούς προσπάθειάς της για τη βελτίωση της εξυπηρέτησης των πολιτών και τη μείωση των διοικητικών βαρών, επιθυμεί να θέσει υπόψη σας ένα ζήτημα που αφορά τον τρόπο πρωτοκόλλησης των αιτήσεων που υποβάλλονται στις υπηρεσίες του Δήμου Καβάλας.

Σήμερα, όταν ένας πολίτης προσέρχεται σε κάποια υπηρεσία του Δήμου προκειμένου να υποβάλει αίτηση, ενημερώνεται ότι πρέπει προηγουμένως να μεταβεί στο Γραφείο Πρωτοκόλλου για να λάβει αριθμό πρωτοκόλλου και στη συνέχεια η αίτηση διαβιβάζεται από το Γραφείο Πρωτοκόλλου στην αρμόδια υπηρεσία. Σε αρκετές περιπτώσεις, μάλιστα, το Γραφείο Πρωτοκόλλου και η υπηρεσία στην οποία απευθύνεται η αίτηση στεγάζονται σε διαφορετικά δημοτικά κτίρια.

Η διαδικασία αυτή συνεπάγεται:

• άσκοπη ταλαιπωρία και απώλεια χρόνου για τους πολίτες, οι οποίοι υποχρεώνονται να μετακινούνται μεταξύ διαφορετικών υπηρεσιών,
• καθυστερήσεις στην εξυπηρέτηση και στην έναρξη επεξεργασίας των αιτημάτων,
• απασχόληση υπαλλήλων με αποκλειστικό αντικείμενο τη φυσική μεταφορά εγγράφων μεταξύ δημοτικών κτιρίων,
• πρόσθετο λειτουργικό κόστος για τον Δήμο,
• καθώς και περιττό κίνδυνο απώλειας, φθοράς ή καθυστέρησης των εγγράφων κατά τη φυσική διακίνησή τους.

Σε μια εποχή κατά την οποία η Δημόσια Διοίκηση επενδύει στον ψηφιακό μετασχηματισμό, στη διαλειτουργικότητα των πληροφοριακών συστημάτων και στην απλούστευση των διοικητικών διαδικασιών, θεωρούμε ότι η συγκεκριμένη πρακτική δεν ανταποκρίνεται πλέον στις σύγχρονες απαιτήσεις αποτελεσματικής διοίκησης.

Για τον λόγο αυτό προτείνουμε να εξεταστεί η δυνατότητα κάθε υπηρεσία του Δήμου που παραλαμβάνει αίτηση πολίτη να έχει τη δυνατότητα άμεσης καταχώρισής της στο ηλεκτρονικό σύστημα πρωτοκόλλου και απόδοσης αριθμού πρωτοκόλλου κατά τη στιγμή της παραλαβής της. Με τον τρόπο αυτό, ο πολίτης θα εξυπηρετείται σε ένα μόνο σημείο, χωρίς πρόσθετες μετακινήσεις, ενώ η αίτηση θα παραμένει από την πρώτη στιγμή στην αρμόδια υπηρεσία που θα τη διαχειριστεί.

Η εφαρμογή μιας τέτοιας διαδικασίας αναμένεται να επιφέρει σημαντικά οφέλη, όπως:

• ουσιαστική αναβάθμιση της εξυπηρέτησης των πολιτών,
• εξοικονόμηση πολύτιμου χρόνου τόσο για τους πολίτες όσο και για τους δημοτικούς υπαλλήλους,
• περιορισμό της ανάγκης φυσικής διακίνησης εγγράφων μεταξύ διαφορετικών κτιρίων,
• μείωση του λειτουργικού κόστους της διοίκησης,
• ενίσχυση της ασφάλειας των εγγράφων και της ιχνηλασιμότητας της διακίνησής τους,
• καλύτερη αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού του Δήμου σε εργασίες ουσιαστικής διοικητικής υποστήριξης αντί της μεταφοράς εγγράφων,
• εναρμόνιση της λειτουργίας του Δήμου με τις αρχές της ψηφιακής διακυβέρνησης και της σύγχρονης δημόσιας διοίκησης.

Πιστεύουμε ότι η υλοποίηση της παραπάνω πρότασης δεν απαιτεί κατ’ ανάγκη σημαντικούς οικονομικούς πόρους, αλλά κυρίως οργανωτικές παρεμβάσεις και αξιοποίηση των δυνατοτήτων που ήδη παρέχουν τα σύγχρονα ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων και ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου.

Η Ομοσπονδία μας είναι βέβαιη ότι συμμερίζεστε την ανάγκη συνεχούς βελτίωσης των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους πολίτες και τις επιχειρήσεις και ευελπιστούμε ότι η πρότασή μας θα εξεταστεί με ιδιαίτερο ενδιαφέρον.

Παραμένουμε στη διάθεσή σας για κάθε συνεργασία ή ανταλλαγή απόψεων που θα συμβάλει στον περαιτέρω εκσυγχρονισμό της λειτουργίας του Δήμου Καβάλας.

Με εκτίμηση,

Για την Ομοσπονδία Επαγγελματιών Εμπόρων και Βιοτεχνών Νομού Καβάλας

  Ο Πρόεδρος                                                                                   Ο Γενικός Γραμματέας

Χατζηχρήστος Θεόδωρος                                                                   Κωνσταντινίδης Παναγιώτης

«Δεν επιβραβεύεται μόνο ο επικεφαλής, αλλά είναι βέβαιο ότι αυτό γίνεται απ’ όλους μαζί / Υπάρχει μεγάλος βαθμός ικανοποίησης από τους συμπολίτες μας και αυτό είναι ορατό / Επίσης σημαντικό είναι και το γεγονός ότι τα παιδιά μας μένουν στον τόπο τους»

«Είναι επιβράβρευση μιας συλλογικής προσπάθειας, γιατί ποτέ δεν επιβραβεύεται μόνο ο επικεφαλής, αλλά είναι βέβαιο ότι αυτό γίνεται απ’ όλους μαζί και νομίζω ότι αυτό είναι που μας κάνει να σηκώνουμε τα μανίκια και να έχουμε όρεξη για περισσότερη δουλειά, γιατί επιβραβεύονται οι προσπάθειες που έχουμε κάνει για να παρέχουμε όσο γίνεται καλύτερες υπηρεσίες στους συμπολίτες μας».

Τα παραπάνω τόνισε σε δηλώσεις που έκανε στο ραδιόφωνο της ΕΡΤ Καβάλας, ο δήμαρχος Παγγαίου, Φίλιππος Αναστασιάδης, μ’ αφορμή την 4η θέση μεταξύ 104 δήμων της χώρας, στην οποία κατατάχθηκε ο δήμος Παγγαίου, σύμφωνα με πανελλαδική δημοσκόπηση του aftodioikisi.gr με αντικείμενο τον βαθμό ικανοποίησης των δημοτών από το έργο των δημάρχων τους. Πιο συγκεκριμένα ο δήμος Παγγαίου με δήμαρχο τον Φίλιππο Αναστασιάδη, συγκέντρωσε ποσοστό ικανοποίησης 40,6%.

Αναδεικνύεται η προσπάθεια της δημοτικής αρχής του δήμου Παγγαίου

«Η πανελλαδική δημοσκόπηση έγινε από το έγκριτο site aftodioikisi.gr, όπου με κάποια συγκριτικά στοιχεία, αναδεικνύεται η προσπάθεια της δημοτικής αρχής του δήμου Παγγαίου, με αποτέλεσμα να υπάρχει μεγάλος βαθμός ικανοποίησης από τους συμπολίτες μας. Αυτό είναι ορατό, το βλέπουμε στην καθημερινότητα, αλλά και στην τουριστική και οικονομική γενικότερα ανάπτυξη που έχει η περιοχή μας. Ο δήμος Παγγαίου είναι ένας από τους πιο τουριστικούς δήμους της χώρας, κάτι που προκύπτει από στατιστικά στοιχεία των υπουργείων Οικονομικών και Εσωτερικών. Είμαστε στους πέντε πρώτους τουριστικούς δήμους της χώρας, σύμφωνα με την ανάπτυξη τραπεζοκαθισμάτων, ομπρελών και της παράκτιας ζώνης γενικά», πρόσθεσε στη συνέχεια των δηλώσεών του ο δήμαρχος Παγγαίου.

Καρπωνόμαστε τις προσπάθειες που έχουμε κάνει κι αυτό φαίνεται και στα επίσημα στοιχεία

«Πραγματικά καρπωνόμαστε τις προσπάθειες που έχουμε κάνει κι αυτό φαίνεται και στα επίσημα στοιχεία, ενώ υπάρχουν πολλοί ικανοποιημένοι συμπολίτες μας, επαγγελματίες κι όχι μόνο, που παρέχουν εξαιρετικής ποιότητας υπηρεσίες. Επίσης σημαντικό είναι και το γεγονός ότι τα παιδιά μας μένουν στον τόπο τους, βρίσκουν δουλειά, δεν υπάρχει ανεργία στον τόπο μας, αλλά απεναντίας έχουν αυξηθεί πολύ τα μεροκάματα. Αυτό που διαπιστώνω τελευταία είναι ότι ενώ έφευγαν νέα παιδιά από την περιοχή μας για να δουλέψουν «σεζόν» όπως λέμε σε θερινές και τουριστικές περιοχές, πλέον μένουν στην περιοχή μας, αλλά και πολλοί έρχονται από άλλες περιοχές για να αναζητήσουν εργασία στον δήμο μας. Αυτό μας ικανοποιεί ιδιαίτερα και γι’ αυτό συνεχίζουμε την προσπάθειά μας», επισήμανε καταληκτικά ο Φίλιππος Αναστασιάδης.